Alias ging op slot

geplaatst in: Bestuursblog | 0
Bestuur 29 heeft naast koffie drinken, borrelen en roze koeken te eten nog veel meer te doen binnen en buiten Alias. Zij delen dit met jullie in hun tweewekelijkse bestuursblog. In de eerste blog van het nieuwe blok had Romy iets meer tijd nodig om haar blog te schrijven.

Eind januari deed een ongekende situatie zich voor binnen onze mooie studiestichting. Het hok ging dicht. De kamer bleef gesloten. De ruimte ongeopend. Wat is er aan de hand? Alias ging op slot.

Natuurlijk had deze Apocalyps een goede reden, namelijk ons beleidsplan. Dit plan de campagne is in ons DSC_4101kandidaatsbestuursschap geschreven en bevat aandachtspunten waaraan we gedurende ons bestuursjaar willen werken. Een van deze punten is digitalisering (en in het verlengde daarvan duurzaamheid) en hierbij hoort een digitaal archief. Vanaf 1987 houdt Alias elke vergadering bij in notulen geschreven door onze fantastische secretarissen. Maar als er elk jaar zo’n vijftien commissies per week vergaderen (per commissie zo’n twee kantjes per week) en er elke week een bestuursvergadering is (zo’n twaalf kantjes per week) en daarnaast ook nog duizenden bonnen, facturen, begrotingen en meer zijn, is het begrijpelijk dat er ook een grote hoeveelheid goedgevulde mappen ontstaat. De archiefkasten zijn vol.

Daarbij is het ook niet zo duurzaam om elk jaar al die notulen uit te printen. Onze plant Wilfred huilde voor zijn regenwoudvriendjes. Tijd voor actie! 29 gaat archiveren! Een stichting is verplicht minimaal zeven jaar aan archief te bewaren, dus besloten we minimaal zeven jaar aan archief in te scannen, zodat we dit digitaal konden behouden en de fysieke stukken kunnen wegdoen om ruimte te creëren.

Goed plan, kost wel tijd. Dus het hok ging helaas dicht. En wij gingen archiveren. Dachten we.

Elke afspraak werd doorgeschoven naar de week waarin het hok dicht ging, omdat we dan eindelijk een keer tijd hadden, dachten we. En ik had eindelijk tijd om de was te doen. Dacht ik. Dit resulteerde in een volle agenda en in niet zoveel tijd om te archiveren. Voor mij resulteerde het in een semi-paniekaanval omdat ik moest kiezen tussen archiveren en de was een keer doen zodat ik op de TripCie naar Dresden ook wat te dragen had. Sorry jongens, de wasmachine heeft gewonnen van de archiefkasten.

Mijn koffer voor de vakantie was gevuld, net als de archiefkasten dat ook nog steeds zijn. Natuurlijk ga ik de mappen nog archiveren zoals we in ons beleidsplan beloofd hebben, maar ik heb nog iets meer tijd nodig. Iets meer tijd zou sowieso leuk zijn, want ik kan ook niet geloven dat we alweer over de helft van dit jaar zijn!